En ocasiones, un empleado puede experimentar serios problemas financieros y compartirlos con usted, el jefe y propietario de la pequeña empresa. Muchos empleados todavía se están recuperando de los problemas relacionados con el COVID-19 y ahora, con una alta inflación, pueden enfrentar nuevos desafíos financieros. Para los propietarios, ser compasivo es una buena cualidad, pero también tenga en cuenta algunos problemas si desea ayudar.
Adelantos de sueldo
Un empleado puede solicitar un anticipo de efectivo contra un próximo cheque de pago. En esencia, les está entregando el dinero antes de que realmente lo ganen. Es como un préstamo a corto plazo, pero no se cobran intereses. Usted no tiene la obligación de hacer este anticipo. Si quieres hacerlo, considera:
- Tener una política escrita sobre adelantos de cheques de pago. La política puede establecer límites (p. ej., cantidad máxima de anticipo, con qué frecuencia un empleado puede obtener un anticipo). La política también debe dejar claro si el reembolso se realizará mediante deducciones de nómina (el método habitual) o pagos adicionales por parte del empleado a la empresa. Asegúrese de que la política de adelanto de cheque de pago no sea discriminatoria, de modo que si le da un adelanto a un empleado, debe hacerlo para los demás sujeto a los términos de la política escrita.
- Póngalo por escrito. Cuando realice un adelanto, haga que un empleado firme una declaración que especifique los términos. Por ejemplo, especifique que la cantidad de $XX se deducirá de los próximos cheques de pago hasta que el anticipo se pague efectivamente.
- Comprender las reglas del salario mínimo. Las deducciones de nómina para pagar adelantos en efectivo no violan las reglas federales de salario mínimo. Sin embargo, si hay algún costo para el empleado por obtener un adelanto (p. ej., tarifas de contabilidad), NO pueden reducir un cheque de pago por debajo del salario mínimo.
prestamos a empleados
Quizás un anticipo de nómina es demasiado pequeño para las necesidades de un empleado en una situación particular. Por ejemplo, durante el COVID-19, un empleado de una compañía eléctrica necesitaba $5,000 para mudar a su familia a una nueva vivienda y el empleador pudo cumplir. Al otorgar préstamos a los empleados, tenga en cuenta estos factores:
- Un pagaré escrito es esencial. La nota detalla los detalles del préstamo: el capital del préstamo, el interés cobrado por el préstamo, las fechas de pago, etc. Precaución: Los préstamos a empleados con salario mínimo que se pagan a través de deducciones de nómina e implican intereses pueden no reducir un cheque de pago actual a continuación salario mínimo a cuenta de los intereses.
- Mire a continuación las reglas de préstamos del mercado. Debe cobrar una tasa de interés por lo menos igual a la Tasa Federal Aplicable (AFR) para el período del préstamo (por ejemplo, a corto plazo, mediano plazo, largo plazo). Si no lo hace, la diferencia entre el interés cobrado, si corresponde, y la AFR es una compensación imponible para el empleado y está sujeta a impuestos sobre la nómina.
- Es posible que los empleados no puedan pagar el préstamo. En algunos casos, pueden dejar la empresa con un saldo pendiente. Claro, puedes intentar rastrearlos y recolectarlos. Siendo realistas, es mejor para un empleador hacer el préstamo con el conocimiento de que puede o no ser reembolsado. Asegúrese de que sus reservas de efectivo sean suficientes para respaldar un préstamo.
Otra asistencia financiera
Sin sacar dinero de las arcas de la empresa, es posible que aún pueda brindar ayuda a los empleados con problemas financieros si participan en un plan de jubilación calificado.
- préstamos Un empleado puede pedir prestado hasta el 50% de su cuenta del plan 401(k) de la empresa, hasta un préstamo máximo de $50,000. El plan debe permitir el préstamo y exigir el reembolso en un período que no exceda los cinco años (más tiempo si el préstamo es para comprar una casa). El IRS tiene más información sobre planes de préstamos.
- Distribuciones por dificultades económicas de planes de jubilación calificados. Los planes pueden permitir distribuciones a causa de una dificultad financiera grave e inmediata, como pagar el funeral de un cónyuge. Las distribuciones están sujetas a impuestos para los empleados y, si son menores de 59 años y medio, pueden estar sujetas a una multa del 10 % (a menos que se aplique una excepción de multa, como el pago de ciertos gastos médicos). El IRS tiene más información sobre distribuciones de dificultad.
Pensamiento final
Las empresas pueden querer ofrecer ayuda con conocimientos financieros a los empleados, alentándolos a ahorrar dinero y crear un fondo de emergencia, así como a aprender sobre presupuestos, gestión de deudas e inversiones. Si bien el empleador no tiene que actuar como instructor, la empresa puede coordinar la hora del almuerzo o la información fuera del horario laboral del CPA de la empresa, una empresa con la que la empresa ya trabaja (por ejemplo, una compañía de seguros o una firma de corretaje), o una empresa proporcionar específicamente programas de aptitud financiera (p. ej., Grupo de aptitud financiera).
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